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ERP环境中的销售和收集业务流程的内部控制

发布时间:2019-01-03 11:11 作者:李明发 来源:原创

作为企业利润和现金流的直接来源,销售质量直接影响企业的生存和发展。销售管理模块是erp系统集成的重要组成部分,是处理企业与客户之间业务的接口。该公司希望通过销售管理模块和功能实施以客户为中心的概念,优化公司的销售管理流程,并提高销售管理水平。研究erp系统下的销售和收集业务的内部控制对于erp应用企业、开发企业具有普遍意义。本文使用业务流程作为线索,探索erp环境中销售和集合的内部控制。

在erp环境中,销售和收集业务由销售人员的客户触发。在销售人员批准后,根据erp系统设置的销售价格输入订单,并将订单交付到交货站仓库。货物供应后,配送站的仓库主管发出仓单并将货物发给客户。以出库单作为触发点,系统自动发货,在分期内记录货物,生成虚拟销售发票,在财务核算模块中进行分类和汇总,并从总部财务部门申报税款,然后是销售部门的会计师。过帐虚拟发票并收取付款、以清除应收帐款。

销售和收款业务流程中的主要文件和会计记录包括客户订单表格、销售订单、发货证书、销售发票、商品价格表、付款通知、应收账款详细账户、主营业务收入详细账户、折扣带折扣账户、汇款通知书、现金日记账户和银行存款账户账户、坏账审批表格、转账凭证、收据凭证。无论是在手动业务系统中还是在基于信息技术的管理信息系统中,上述凭证和会计记录都根据企业的特定需求以不同的形式设计,或根据需要组合。、简化。

在erp系统中,应根据信息技术的特点重新设计一些凭证和记录。通过采用适合erp系统特性的形式,简单的、可以有效地实现各种凭证和记录。例如,在手工会计系统中,通过使用信息系统的实时性,通过不同人员签署文件记录,可以在erp系统中实现一些内部文件的联合设计目的。权利。 。这样,它可以避免由多次凭证引起的繁琐的交付过程。、是详细的、是低效的,并且可以阻止多次凭证造成的漏洞。再例如,手动计费系统的手动编号控制程序在erp系统中设计,由编号的授权使用范围和破损数管理控制。、接受客户订单

业务活动流程首先向客户询问订单,然后根据客户的订购要求准备销售订单,最后批准销售订单。审查销售订单中的销售因素的过程是销售交易的认证过程和控制销售交易的过程。为了验证客户在业务中的真实性、商品价格、类别、规范的正确性和销售产品数量的可接受性,erp系统通常有一个销售管理模块用于销售管理和控制。销售订单通常是进入销售管理系统的第一个文件。销售订单批准包括销售产品类别、规格、数量、单价、客户、信用销售额度、信用政策等,是销售的关键内部控制环节。对销售订单实施有效的内部控制可以确保销售业务的真实性。、估值的正确性也有助于确保后续数据的正确性。

为确保内部控制程序的有效实施,在erp系统环境中,应根据内部控制要求考虑责任分工;定价机构、客户名单管理权限和销售订单编制权限必须分开,相应授权独立的部门和人员分别执行,销售项目主管应具有特殊处理权;价格修订和调整erp系统、客户名单必须附有相关的批准文件;独立检查评估应有严格的流程管理制度和责任管理制度;应独立评估过程管理系统和责任管理系统在erp系统环境中的实施效果。

在erp环境中,系统应该内置严格的销售审批流程,并且可以在erp系统中自定义该程序。应构建的审批程序包括符合公司销售政策的业务审批程序以及不符合公司销售政策的企业的特殊审批权限授权。符合公司销售政策的业务审批程序包括销售客户批准和销售价格政策批准。在程序的内部审计机制中,应进行严格的文件完整性检查。包含不完整审核项目的销售订单将不会转移到下一步;在审查所售商品品种、的规格和数量时,应充分利用erp的整合。性别,调用制造和发票模块的信息,设置不合格品种、规格和数量不足报警机制,以避免企业的信誉和经济损失。

2、批准的信用销售

信贷销售管理包括两部分。一是设置信用额度,即根据客户调查为每个客户设置信用额度;第二是每日信贷管理,包括销售信贷与超过信贷限额的销售额的比较。特别批准。为了降低坏账风险,应明确各部门、人员的责任分工。首先,销售业务和信用检查、信用额度被确定为不兼容的业务,不能是同一个人的责任,以有效防止销售人员经历不适当的信用风险扩大销售。其次,应该分层次设置批准信用销售的权限,并且应该在程序中设置操作权限。不同信贷额度的信贷销售须经各级管理人员批准。应在erp系统中建立客户信用额度比较和报警机制。同时,应建立完整的信用额度标准制度和信用额度审批程序。系统强制执行信用销售验证,避免人工验证的随机性,减少隐瞒。、缺少报告不符合信用条件和超级信用额度的销售。不符合信用条件和超级信用额度的销售项目必须由具有适当权限的人员批准。

三个、安排发货

为了防止未经授权的仓库保管人发货,公司应要求仓库保管人仅在收到批准的交货单时才能发货。为了控制此链接,理想的控制程序是:所有销售和交货订单由系统根据完整的销售订单生成,并为交货订单设置内部跟踪功能,从根本上避免了库存管理员的可能性自交付。 。

根据出站订单交付四个、

为了防止船员运送未经授权的产品,库存管理部门应检查系统中销售订单的装运通知,库存管理部门监督装运的装运并在销售订单上签收装运订单。 erp系统标记发货通知并生成销售出库单。

ERP环境中的销售和收集业务流程的内部控制

五个、计费客户

该账单将发送给客户以填写销售发票、,销售发票应按顺序编号。 erp系统旨在解决这个问题:是否所有货物都已收费。、对于重复开票或虚拟交易、,实际货件是否仅按批准的商品价格清单开票等列出的价格收费、。

为了减少计费过程中的遗漏,、重复、错误定价或其他错误风险,销售发票应由系统根据发货的装运单据、发出的发货销售订单自动生成。系统中的发票记录应记录销售订单号、库存销售收据编号和装运单据编号,以反映销售发票与三者之间的关系。系统内部程序应该能够在开票前自动验证销售订单和装运单据的完整性。在职责方面,开票业务和库存管理业务、运输证书编辑业务是一个不相容的职位,不能由同一个人负责。

发票六张、

为了确认销售、的真实性,确保销售记录的完整性为、,以确保业务评估和分摊的正确性,erp系统应具备文件跟踪功能,应该能够检查销售发票、运费当销售系统生成总帐等所需的凭证时,凭证,以确保记录销售过程的完整性。

七个、集合

为了妥善处理和记录现金、银行存款收入,erp系统应根据流程设计的三种收款方式,是否有任何不遵守规定程序和私人小库存,检查收款业务是否严格执行。 。在这方面,汇款建议起着非常重要的作用。八个、应收账款清算

为确保应收账款账户数据的真实性及时性,应检查信用期内收回的资金是否在收到付款后立即清算,客户信用信息记录在、以调整客户信用额度;不可收回的坏账应当取得确凿的证据证明付款无法收回,经适当批准后及时取消;对于会计期末未收回的金额,企业应将客户的风险评估纳入客户管理内容,并根据客户的信贷政策和坏账预期。为应对坏账风险的影响,应在控制程序中充分利用erp系统的信息处理能力,为客户制定坏账准备提取方案,提高坏账准确性。制剂提取。在erp系统环境中,坏账策略是根据公司会计制度制定的,具有适当的授权,并与坏账提取分开。

九个、处理销售返回、销售折扣和折扣

退货业务包括批准退货,退回货物的仓储以及应收账款的减少。为了确保授权范围内的业务和物理和财务处理的一致性,erp系统要求返还、退货的退货批准并发放信用通知、应收账款应减少由不同的人员负责,并确保参与该业务的部门和人员履行职责,并控制实际的后勤和会计处理。

销售折扣和折扣与、折扣的折扣和应收账款的注销有关。 erp系统将折扣业务的销售特许权和审批权限以及应收账款的处理权限授予不同的人员。在控制过程中,处理和记录erp系统、中的销售退货和折扣的关键是批准和使用严格的信用通知。

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